Performans Yönetim Sistemi
Canlılar gibi işletmelerin de bir yaşam periyodu vardır. Onlar da doğar, gelişir ve ölürler. Yaşamak içinse hayatımızın her alanında değişime ihtiyacımız vardır. Değişim ise çevremiz sürekli değiştiğinden gelişmenin doğal sonucu olarak, çevreye uyum sağlaya-bilmek için sürekliliği esas alan bir olgu olarak karşımıza çıkar.
İşte bu değişim süreci sonucunda son yıllarda işletmelerde Toplam Kalite Yönetimi Felsefesi adlı bir düşünce tarzı ve oluşumu ön plana çıkmıştır. Toplam Kalite Yönetimi, tüm insan kaynaklarını içine alan ve işlenmemiş ürünün tüketiciye ulaşana kadar geçen her bir aşamasında kalite-yi baz alarak hare-ket eden işletme felsefesidir.Bu aşamada değişen dünya koşullarında Toplam Kalite felsefesinin içine aldığı konulardan birisi de Performans Yönetim Sistemleridir. Dünyamızda teknolojik gelişme ve robot-makine sistemlerinin kurulması aşamalarıyla birlikte son dönemde insanın önemi de açığa çıkmıştır. İşletmeler de çeşitli kriterleri (motivasyon, hedef, güven, uyum v.s.) göz önüne alarak çalışmalarının verimliliğini ve uyumunu arttıracak faaliyetlere önem vermeye başladılar. Performans Yöne-tim Sistemi de bu ihtiyacın bir sonucu olarak ortaya çıkmıştır.
Performans, görevin gereği olarak önceden belirlenen ölçütleri karşılayacak biçimde görevin yerine getirilmesi ve amacın gerçekleşmesi oranıdır.Performans yönetimi; bireyleri, kendi potansiyellerinin farkına varmalarını sağlayacak şekilde motive ederek organizasyonlardan, takımlardan ve bireylerden daha etkin sonuçlar almak için üzerinde anlaşmaya varılmış amaçlar, performans standartları, hedefler, ölçüm, geri bildirim, ödüllendirme / onurlandırma aşamalarından oluşan sistematik bir yönetim aracıdır.
İyi bir performans yönetiminin var olması çalışanların;
• amaçlarının ve önceliklerinin neler olduğunu,
• şu anda ne yapmaları gerektiğini,
• yaptıkları işin takımlarına ve firmanın performansına katkısının ne olduğunu biliyor olması demektir.
Çalışanlar kendilerinden ne beklendiğini bilip anladıkları ve daha da önemlisi kendi hedeflerinin oluşturulmasında rol aldıklarında işlerini sahiplenecek ve hedeflerine ulaşmak için ellerinden geleni yapacaklardır. Performans Yönetim Sistemi-nin temel prensibi de budur.
- P.Y.S.’nin Özellikleri -
Sürekli gelişme ve öğrenen organizasyon felsefesine dikkat çeker.
Yılda bir kez yapılan sübjektif değerlendirme yerine yıl boyunca objektif değerlendirme ve geliştirme sağlar.
İstenen şirket kültürünün yerleştirilmesinde önemli bir araçtır. Hedeflerin yaygınlaştırılması aşamasında kişilerin kendilerini şirketin bir parçası olarak görmesini sağlar.
Organizasyonel ve kişisel hedeflerin entegrasyonunu sağlar.
Yeterlilik kavramının ve yeterlilik analiz tekniklerinin gelişimini sağlar. Bu analizlerin davranışsal konulardaki performans değerlendirmeye temel oluşturmasını öngörür.
Performans Yönetiminin sadece yöneticilerin değil herkesin işi olduğunu vurgular.
İşleyişi hedeflerin belirlenmesi süreci ile başlayıp yönlendirme/geribildirim ve değerlendirme ile devam eder ve gelişim planlaması ile son bulur.
- P.Y.S.’nin Amaçları-
En genel amacı çalışanların, hem bireysel olarak hem de takım halinde, firma süreçlerinin ve kendi bilgi-becerilerinin sürekli gelişimini sağlayabilecekleri bir kültür oluşturmaktır.
Organizasyonun performansında kalıcı gelişmeler elde etmek.
Kişisel yetenekleri geliştirerek, ilerlemeye açık, kaliteli personelle daha verimli bir çalışma ortamı yaratmak.
Çalışanlar ile yönetenler arasında açıklık ilkesine dayalı diyalog kurulmasını sağlamak.
Hedefler ve performans kriterleri konusunda yöneticilerle çalışanlar arasında ortak bir anlayış oluşturarak, herkesin görevinin bilincinde olmasını sağlamak.
Çalışanların performanslarını izleyerek objektif bir ölçme değerlendirme yapmak.
Çalışan performansını yönlendirecek, işinde gelişmesini ve geleceğe hazırlanmasını sağlayacak geri bildirim mekanizmasını oluşturmak.
Dürüst bir yönetim anlayışını yayarak güven yaratmak ve çalışanın moralini yükseltmek.
- P.Y.S.’nin Getireceği Yararlar -
Çalışana Yararları:
• Çalışan, kendisinden tam olarak ne beklenildiğini bilir.
• Çalışan, verilen hedeflere ulaşmak için neler yapması gerektiğini bilir.
• Çalışan, yöneticisiyle şimdiki durumunu, gelecekteki gelişimini ve eğitim ihtiyaçlarının ne olduğunu tartışır.
• Çalışan kendi gelişim düzeyini belirler
Yöneticiye Yararları:
• Çalışandan ne beklenildiğini açıkça ifade edebilir.
• Çalışanın performansı ile ilgili daha yapıcı geri bildirim verebilir.
• Çalışanın yeteneklerini en iyi şekilde kullanması yönünde rehberlik yapar.
• Kişisel gelişim ve eğitim ihtiyaçlarını planlar.
• Karşılıklı güven ve saygıya dayalı yakın iş ilişkileri kurar.
Organizasyona Yararları:
• Şirket ve takım hedeflerinin kişisel hedeflere entegrasyonunu sağlar.
• Bireysel katkıların ayırt edilmesini sağlar.
• Kariyer planlamasına olanak verir.
- P.Y.S.’nin Aşamaları -
1. Hedef Belirleme: Şirket hedeflerini gerçekleştirmeye yönelik kişisel iş sonuçları yeterliliklerle ilgili hedeflerin belirlenmesi.
2. Yönlendirme / Geri bildirim: Hedeflere
yönelik ilerlemelerin kaydedilmesi ve gelişmesi gereken yönlerin belirlenmesi.
3. Değerlendirme: Kişisel iş sonuçlarının ve yeterliliklerin değerlendirilmesi.
4. Gelişim Planlama: Gelişmesi gereken yönlerin ve eğitim ihtiyaçlarının belirlenerek gelişim planlarının hazırlanması.
Hedef Belirleme
Hedef belirleme, Performans Yönetiminin en önemli ve ilk adımıdır. Hedef, belirli bir zaman dilimi içerisinde kişi veya organizasyonlardan gerçekleştirmeleri beklenilen sonuçlardır.
Hedeflerin belirlenmesindeki amaç; işgören ve işverenin firmanın amaçları doğrultusunda neler yapmaları gerektiğini tartışmaları, hangi sonuçlara ulaşacaklarına karar vermeleri ve bunlar için çalışmalarıdır.
Hedeflerin doğru belirlenmesi;
• Başarının ölçülebilmesini,
• Önceliklerin tanımlanmasını,
• Hedefi gerçekleştirmek için adımların ve zaman çizelgesinin planlanmasını,
• Hedeflerin çalışanlara sistemli olarak delege edilmesini,
• Performansın objektif olarak, başarıya göre değerlendirilmesini sağlar.
Hedeflerin oluşturulmasında göz önünde bulundurulması gereken faktörler;
1. Şirket stratejik hedefleri
2. Şirket veya departman kısa dönem hedefleri
3. Pozisyonun temel sorumlulukları
4. Yöneticinin hedefleri
5. Mevcut standartlar
6. Çözülmesi gereken problemler
7. Değerlendirilmesi gereken fırsatlar
Yönetici, hedeflerin oluşturulması sürecine çalışanın da katılımını sağlamalıdır. Gerçek katılım, çalışanın ulaşması gereken sonuçları doğru, adil, açık ve ulaşılabilir gördüğü zaman gerçekleşecektir.Çalışanın katılımını sağlamak için, tecrübesine ve kapasitesine göre hedef belirleme sürecinde ona da bazı sorumluluklar verilmelidir. Örneğin; tecrübeli ve yüksek düzeyde performans gösteren bir çalışan kendi başına hedeflerine yönelik bir taslak oluşturabilir. Tecrübeli ancak orta düzeyde performans gösteren bir çalışan ise , form üzerine aktarılmadan önce yönetici ile birlikte hedeflerini belirleyebilir.
Hedeflerin Özellikleri: “SMART” Hedefler
Specific – Özgün ve Uzlaşılmış: Yanlış anlamaya sebep olmayacak şekilde çalışanın ve yöneticinin üzerinde anlaşarak belirlediği hedefler kişinin hedeflerini sahiplenmesi açısından önemlidir.
Measurable – Ölçülebilir: Hedeflerin ölçülebilir olması iletişimi kolaylaştırır ve hedeflerin doğru algılanmasını sağlar. Hedefler ve performans göstergeleri, ilgili oldukları her yerde aynı şekilde ifade edilmeli ve herkes tarafından aynı şekilde anlaşılmalıdır.
Achievable – Ulaşılabilir ve Zorlayıcı: Kişilerin kabul edilebilir bir çaba ile elde edebilecekleri, aynı zamanda sahip oldukları tüm potansiyeli kullanmaya zorlayacak türden hedefler konulması önemlidir.
Related – İlişkin: Firma planları, yöneticinin beklentileri ve çalışanın gelişimine ilişkin hedefler belirlenmelidir. Yönetici, belirlenen her bir hedefin neden önemli olduğunu açıklamalıdır.
Time-Bound – Zaman Sınırlı: Her hedefin bir zaman hedefi olması gerekir.
Hedef Belirleme Aşamaları
I. Temel Sorumluluklar:
Temel sorumluluklar, bir şirketten, bir iş biriminden veya bir pozisyondan beklenen nihai sonuçları elde etmek için yapılan işlerin tamamıdır.
Şirkette çok büyük yapısal değişiklikler olmadığı sürece zamanla değişim göstermezler. Sorumlulukların önemi ve öncelikleri, şirket ihtiyaçları doğrultusunda uzun periyotlar dahilinde değişim gösterebilir. Sorumluluklar tanımlanırken başarının nasıl ölçüleceği hakkında fikir vermelidirler. Sorumluluklar önemlerine göre Birincil (kritik) ve İkincil (destekleyici) olarak ayrılırlar.
Birincil (Kritik) Sorumluluklar: Bir sorumluluğun kritik olup olmadığını anlamak için, “bu sorumluluk yerine getirilmediği taktirde, kabul edilebilir performans hala mümkün müdür ?” sorusu sorulmalıdır. Şirket seviyesinde kritik sorumluluklara örnek olarak kar elde etmeyi, bir ürün veya hizmet sunmayı verebiliriz.
İkincil (Destekleyici) Sorumluluklar: Kritik sorumlulukların gerçekleşmesi için gerekli ortamı yaratan sorumluluklardır. Bir satış elemanını örnek verirsek, satış yapmak kritik sorumluluk iken, satış raporlarını düzenli ve zamanında hazırlamak destekleyici sorumluluktur.
Temel sorumlulukları belirlerken şu faktörler göz önüne alınmalıdır:
• Sorumluluk neticesinde beklenen sonuç nedir?
• Sonuca ulaşmak için gerekli olan rol veya fonksiyon nedir?
• Başarı nasıl ölçülecektir?
• Sonucun gerçekleştirilmesi için gereken aktiviteler nelerdir?
• Sonuca ulaşmada limitler ve kısıtlar nelerdir?
Canlılar gibi işletmelerin de bir yaşam periyodu vardır. Onlar da doğar, gelişir ve ölürler. Yaşamak içinse hayatımızın her alanında değişime ihtiyacımız vardır. Değişim ise çevremiz sürekli değiştiğinden gelişmenin doğal sonucu olarak, çevreye uyum sağlaya-bilmek için sürekliliği esas alan bir olgu olarak karşımıza çıkar.
İşte bu değişim süreci sonucunda son yıllarda işletmelerde Toplam Kalite Yönetimi Felsefesi adlı bir düşünce tarzı ve oluşumu ön plana çıkmıştır. Toplam Kalite Yönetimi, tüm insan kaynaklarını içine alan ve işlenmemiş ürünün tüketiciye ulaşana kadar geçen her bir aşamasında kalite-yi baz alarak hare-ket eden işletme felsefesidir.Bu aşamada değişen dünya koşullarında Toplam Kalite felsefesinin içine aldığı konulardan birisi de Performans Yönetim Sistemleridir. Dünyamızda teknolojik gelişme ve robot-makine sistemlerinin kurulması aşamalarıyla birlikte son dönemde insanın önemi de açığa çıkmıştır. İşletmeler de çeşitli kriterleri (motivasyon, hedef, güven, uyum v.s.) göz önüne alarak çalışmalarının verimliliğini ve uyumunu arttıracak faaliyetlere önem vermeye başladılar. Performans Yöne-tim Sistemi de bu ihtiyacın bir sonucu olarak ortaya çıkmıştır.
Performans, görevin gereği olarak önceden belirlenen ölçütleri karşılayacak biçimde görevin yerine getirilmesi ve amacın gerçekleşmesi oranıdır.Performans yönetimi; bireyleri, kendi potansiyellerinin farkına varmalarını sağlayacak şekilde motive ederek organizasyonlardan, takımlardan ve bireylerden daha etkin sonuçlar almak için üzerinde anlaşmaya varılmış amaçlar, performans standartları, hedefler, ölçüm, geri bildirim, ödüllendirme / onurlandırma aşamalarından oluşan sistematik bir yönetim aracıdır.
İyi bir performans yönetiminin var olması çalışanların;
• amaçlarının ve önceliklerinin neler olduğunu,
• şu anda ne yapmaları gerektiğini,
• yaptıkları işin takımlarına ve firmanın performansına katkısının ne olduğunu biliyor olması demektir.
Çalışanlar kendilerinden ne beklendiğini bilip anladıkları ve daha da önemlisi kendi hedeflerinin oluşturulmasında rol aldıklarında işlerini sahiplenecek ve hedeflerine ulaşmak için ellerinden geleni yapacaklardır. Performans Yönetim Sistemi-nin temel prensibi de budur.
- P.Y.S.’nin Özellikleri -
Sürekli gelişme ve öğrenen organizasyon felsefesine dikkat çeker.
Yılda bir kez yapılan sübjektif değerlendirme yerine yıl boyunca objektif değerlendirme ve geliştirme sağlar.
İstenen şirket kültürünün yerleştirilmesinde önemli bir araçtır. Hedeflerin yaygınlaştırılması aşamasında kişilerin kendilerini şirketin bir parçası olarak görmesini sağlar.
Organizasyonel ve kişisel hedeflerin entegrasyonunu sağlar.
Yeterlilik kavramının ve yeterlilik analiz tekniklerinin gelişimini sağlar. Bu analizlerin davranışsal konulardaki performans değerlendirmeye temel oluşturmasını öngörür.
Performans Yönetiminin sadece yöneticilerin değil herkesin işi olduğunu vurgular.
İşleyişi hedeflerin belirlenmesi süreci ile başlayıp yönlendirme/geribildirim ve değerlendirme ile devam eder ve gelişim planlaması ile son bulur.
- P.Y.S.’nin Amaçları-
En genel amacı çalışanların, hem bireysel olarak hem de takım halinde, firma süreçlerinin ve kendi bilgi-becerilerinin sürekli gelişimini sağlayabilecekleri bir kültür oluşturmaktır.
Organizasyonun performansında kalıcı gelişmeler elde etmek.
Kişisel yetenekleri geliştirerek, ilerlemeye açık, kaliteli personelle daha verimli bir çalışma ortamı yaratmak.
Çalışanlar ile yönetenler arasında açıklık ilkesine dayalı diyalog kurulmasını sağlamak.
Hedefler ve performans kriterleri konusunda yöneticilerle çalışanlar arasında ortak bir anlayış oluşturarak, herkesin görevinin bilincinde olmasını sağlamak.
Çalışanların performanslarını izleyerek objektif bir ölçme değerlendirme yapmak.
Çalışan performansını yönlendirecek, işinde gelişmesini ve geleceğe hazırlanmasını sağlayacak geri bildirim mekanizmasını oluşturmak.
Dürüst bir yönetim anlayışını yayarak güven yaratmak ve çalışanın moralini yükseltmek.
- P.Y.S.’nin Getireceği Yararlar -
Çalışana Yararları:
• Çalışan, kendisinden tam olarak ne beklenildiğini bilir.
• Çalışan, verilen hedeflere ulaşmak için neler yapması gerektiğini bilir.
• Çalışan, yöneticisiyle şimdiki durumunu, gelecekteki gelişimini ve eğitim ihtiyaçlarının ne olduğunu tartışır.
• Çalışan kendi gelişim düzeyini belirler
Yöneticiye Yararları:
• Çalışandan ne beklenildiğini açıkça ifade edebilir.
• Çalışanın performansı ile ilgili daha yapıcı geri bildirim verebilir.
• Çalışanın yeteneklerini en iyi şekilde kullanması yönünde rehberlik yapar.
• Kişisel gelişim ve eğitim ihtiyaçlarını planlar.
• Karşılıklı güven ve saygıya dayalı yakın iş ilişkileri kurar.
Organizasyona Yararları:
• Şirket ve takım hedeflerinin kişisel hedeflere entegrasyonunu sağlar.
• Bireysel katkıların ayırt edilmesini sağlar.
• Kariyer planlamasına olanak verir.
- P.Y.S.’nin Aşamaları -
1. Hedef Belirleme: Şirket hedeflerini gerçekleştirmeye yönelik kişisel iş sonuçları yeterliliklerle ilgili hedeflerin belirlenmesi.
2. Yönlendirme / Geri bildirim: Hedeflere
yönelik ilerlemelerin kaydedilmesi ve gelişmesi gereken yönlerin belirlenmesi.
3. Değerlendirme: Kişisel iş sonuçlarının ve yeterliliklerin değerlendirilmesi.
4. Gelişim Planlama: Gelişmesi gereken yönlerin ve eğitim ihtiyaçlarının belirlenerek gelişim planlarının hazırlanması.
Hedef Belirleme
Hedef belirleme, Performans Yönetiminin en önemli ve ilk adımıdır. Hedef, belirli bir zaman dilimi içerisinde kişi veya organizasyonlardan gerçekleştirmeleri beklenilen sonuçlardır.
Hedeflerin belirlenmesindeki amaç; işgören ve işverenin firmanın amaçları doğrultusunda neler yapmaları gerektiğini tartışmaları, hangi sonuçlara ulaşacaklarına karar vermeleri ve bunlar için çalışmalarıdır.
Hedeflerin doğru belirlenmesi;
• Başarının ölçülebilmesini,
• Önceliklerin tanımlanmasını,
• Hedefi gerçekleştirmek için adımların ve zaman çizelgesinin planlanmasını,
• Hedeflerin çalışanlara sistemli olarak delege edilmesini,
• Performansın objektif olarak, başarıya göre değerlendirilmesini sağlar.
Hedeflerin oluşturulmasında göz önünde bulundurulması gereken faktörler;
1. Şirket stratejik hedefleri
2. Şirket veya departman kısa dönem hedefleri
3. Pozisyonun temel sorumlulukları
4. Yöneticinin hedefleri
5. Mevcut standartlar
6. Çözülmesi gereken problemler
7. Değerlendirilmesi gereken fırsatlar
Yönetici, hedeflerin oluşturulması sürecine çalışanın da katılımını sağlamalıdır. Gerçek katılım, çalışanın ulaşması gereken sonuçları doğru, adil, açık ve ulaşılabilir gördüğü zaman gerçekleşecektir.Çalışanın katılımını sağlamak için, tecrübesine ve kapasitesine göre hedef belirleme sürecinde ona da bazı sorumluluklar verilmelidir. Örneğin; tecrübeli ve yüksek düzeyde performans gösteren bir çalışan kendi başına hedeflerine yönelik bir taslak oluşturabilir. Tecrübeli ancak orta düzeyde performans gösteren bir çalışan ise , form üzerine aktarılmadan önce yönetici ile birlikte hedeflerini belirleyebilir.
Hedeflerin Özellikleri: “SMART” Hedefler
Specific – Özgün ve Uzlaşılmış: Yanlış anlamaya sebep olmayacak şekilde çalışanın ve yöneticinin üzerinde anlaşarak belirlediği hedefler kişinin hedeflerini sahiplenmesi açısından önemlidir.
Measurable – Ölçülebilir: Hedeflerin ölçülebilir olması iletişimi kolaylaştırır ve hedeflerin doğru algılanmasını sağlar. Hedefler ve performans göstergeleri, ilgili oldukları her yerde aynı şekilde ifade edilmeli ve herkes tarafından aynı şekilde anlaşılmalıdır.
Achievable – Ulaşılabilir ve Zorlayıcı: Kişilerin kabul edilebilir bir çaba ile elde edebilecekleri, aynı zamanda sahip oldukları tüm potansiyeli kullanmaya zorlayacak türden hedefler konulması önemlidir.
Related – İlişkin: Firma planları, yöneticinin beklentileri ve çalışanın gelişimine ilişkin hedefler belirlenmelidir. Yönetici, belirlenen her bir hedefin neden önemli olduğunu açıklamalıdır.
Time-Bound – Zaman Sınırlı: Her hedefin bir zaman hedefi olması gerekir.
Hedef Belirleme Aşamaları
I. Temel Sorumluluklar:
Temel sorumluluklar, bir şirketten, bir iş biriminden veya bir pozisyondan beklenen nihai sonuçları elde etmek için yapılan işlerin tamamıdır.
Şirkette çok büyük yapısal değişiklikler olmadığı sürece zamanla değişim göstermezler. Sorumlulukların önemi ve öncelikleri, şirket ihtiyaçları doğrultusunda uzun periyotlar dahilinde değişim gösterebilir. Sorumluluklar tanımlanırken başarının nasıl ölçüleceği hakkında fikir vermelidirler. Sorumluluklar önemlerine göre Birincil (kritik) ve İkincil (destekleyici) olarak ayrılırlar.
Birincil (Kritik) Sorumluluklar: Bir sorumluluğun kritik olup olmadığını anlamak için, “bu sorumluluk yerine getirilmediği taktirde, kabul edilebilir performans hala mümkün müdür ?” sorusu sorulmalıdır. Şirket seviyesinde kritik sorumluluklara örnek olarak kar elde etmeyi, bir ürün veya hizmet sunmayı verebiliriz.
İkincil (Destekleyici) Sorumluluklar: Kritik sorumlulukların gerçekleşmesi için gerekli ortamı yaratan sorumluluklardır. Bir satış elemanını örnek verirsek, satış yapmak kritik sorumluluk iken, satış raporlarını düzenli ve zamanında hazırlamak destekleyici sorumluluktur.
Temel sorumlulukları belirlerken şu faktörler göz önüne alınmalıdır:
• Sorumluluk neticesinde beklenen sonuç nedir?
• Sonuca ulaşmak için gerekli olan rol veya fonksiyon nedir?
• Başarı nasıl ölçülecektir?
• Sonucun gerçekleştirilmesi için gereken aktiviteler nelerdir?
• Sonuca ulaşmada limitler ve kısıtlar nelerdir?